Quelle articulation élus/fonctionnaires dans le processus de définition d'un organigramme ?
Quelle articulation élus/fonctionnaires dans le processus de définition d'un organigramme ?
L’autorité territoriale incombant aux élus, l’on peut s’interroger sur le rôle et la place que doivent avoir ces deniers dans la définition d’un organigramme.
Doivent-ils y participer et si oui, COMMENT, POURQUOI et à QUEL MOMENT DU PROCESSUS ?
Avant de répondre à ces différentes questions, il est important de rappeler - une nouvelle fois ! - qu’un organigramme a vocation, avant toute chose, à répondre à des enjeux et que plus vous aurez travaillé à expliciter ces enjeux en amont, plus vous aurez de chances de faire des choix appropriés.
Il est donc essentiel, pour chacun, de bien faire la différence entre une préférence personnelle (sans réel fondement objectif) et un choix élaboré en vue d’atteindre un résultat.
L’erreur la plus courante est ainsi d’appliquer docilement les demandes des élus, au motif qu’ils sont décideurs, sans les aider à clarifier et à expliciter le résultat qu’ils en attendent.
Prenons quelques exemples…
Les élus demandent parfois que les Directeurs aient un adjoint.
Pourquoi pas ? Mais au service de quoi ?
La continuité de la fonction de Direction ? Soulager le Directeur, et dans ce cas, de quoi ? Avoir toujours un interlocuteur disponible ? …
Car, si tant est que la réponse à ces questions incombe aux élus, à chacune de ces attentes peuvent correspondre d’autres options que la mise en place d’un adjoint : la continuité peut s’organiser autrement au sein de la Direction, le besoin pour soulager une charge trop importante peut être de disposer simplement d’une assistante, tout comme l’on peut s’interroger sur la notion de disponibilité à l’élu.
C’est donc en questionnant le résultat attendu et en vérifiant avec l’élu que son attente constitue bien un enjeu pour la collectivité que l’on peut vraiment construire des réponses pertinentes.
De la même manière, si vous ne connaissez pas précisément les ambitions des élus dans un domaine, il vous sera difficile d’aboutir à une structuration pertinente car cela reviendrait à définir le meilleur parcours sans connaître la destination !
Il est ainsi plus utile d’aider les élus, via un questionnement ajusté, à préciser leur souhait et leur niveau d’attente en matière de service à rendre (que veut-on offrir à la population ? A qui exactement ? Pour quels résultats ? Dans quels délais ?...) que de prendre pour argent comptant leur proposition de structuration.
Vous l’aurez compris, oui, les élus ont un rôle de contribution majeure à la pertinence de la structuration, mais leur plus-value se situe en amont du travail sur l’organigramme, puis éventuellement, pendant, s'il s'agit de leur faire arbitrer, non pas des options, mais plutôt le niveau de service à rendre.
Les solliciter au mauvais moment ou appliquer trop docilement leurs souhaits vous conduit inévitablement à confondre le COMMENT (qui est de la responsabilité du DGS) et le POUR QUOI (qui est de la responsabilité partagée des élus et du DGS)… avec le risque d’aboutir à une structuration « hors sol ».
Cela peut paraître une évidence et pourtant, combien de fois j'ai entendu, tel un argument imparable : "ce sont les élus qui décident" !
2 choses à retenir :
-> A défaut de représentation claire et partagée avec les élus de leur place dans le travail de définition d’un organigramme, on aboutit souvent à des choix ne reposant que sur des représentations personnelles, bien loin des enjeux, et bien difficiles à porter…
-> Inviter les élus à expliciter les résultats attendus les aide à clarifier leurs réels enjeux.
