Pourquoi faire l’économie d’un poste d’assistant de Direction est une fausse bonne idée ?
Pourquoi faire l’économie d’un poste d’assistant de Direction est une fausse bonne idée ?
Je vois régulièrement des organigrammes avec des Directions, ou même parfois une Direction Générale, sans poste d’assistant.
Les collectivités étant pour la plupart confrontées à des contraintes budgétaires importantes, il est effectivement tentant se laisser séduire par cette option, d’autant que nous disposons tous d’outils de gestion et de communication simples qui nous font désormais gagner beaucoup de temps.
De là à imaginer qu’on peut faire l’économie d’un poste d’assistant de Direction, il n’y a donc qu’un pas !
Mais UN PAS DANGEREUX…
Alors, oui, bien sûr, maintenant un Cadre peut réaliser par lui-même tout ce que fait l’assistant ; nous ne sommes plus au temps de la machine à écrire où il était impossible de taper aussi vite qu’une personne formée à la dactylographie !
L’enjeu ne se situe pas au niveau de la compétence. C'est plutôt la prévention de l’épuisement professionnel et l’optimisation des coûts qui sont en jeu...
A défaut d’assistance, le Directeur se voit contraint de prendre en charge mille et une « petites choses », qui bien souvent ne prennent que quelques minutes - transmettre ou rechercher une information, réserver une salle, organiser une réunion, faire des copies, tenir à jour des outils de suivi… -, mais dont l’accumulation encombre et sature l’esprit.
Cette multiplicité de tâches parasites vient ainsi polluer le poste, au détriment de sa raison d’être première : penser et conduire des stratégies.
La pression, déjà importante sur ces fonctions, est ainsi accrue, pouvant donner le sentiment de ne jamais y arriver, de faire des erreurs bêtes ou de ne jamais pouvoir couper… ingrédients fréquents de l’épuisement professionnel.
Plus un Directeur (qui plus est, un Directeur Général) est contraint à plonger dans l’opérationnel, et plus il lui est difficile d’avoir la disponibilité d’esprit nécessaire à sa fonction. C’est cet alourdissement de la charge de travail mais aussi de la charge mentale qui conduit bien souvent à des difficultés.
Vous l’aurez compris, faire l’économie d’un poste d’assistant est donc un choix qui peut s’avérer coûteux pour les personnes… mais pas seulement.
Il l’est aussi pour l’Organisation même si cela ne se voit pas forcément. C’est ce qu’on appelle les coûts cachés !
La raison est pourtant assez évidente : le coût horaire d’un Directeur est très supérieur à celui d’un assistant.
Mobiliser un temps important du premier sur des tâches administratives ou logistiques revient donc simplement :
- à surpayer la réalisation de ces tâches,
- à sous-utiliser les compétences du Cadre,
- à limiter sa capacité d’action au juste niveau.
Et je ne parle pas, en matière de coûts cachés, de tout ce qui ne peut être fait ou des risques d’oubli qui ralentissent l’action normale en l’absence d’un assistant …
Dommage, quand on sait que la plus-value principale d’un poste d’assistant est de contribuer à l’optimisation du temps du Directeur pour lui permettre de se centrer sur son cœur de métier !
Débusquer ce qui parasite les postes - c’est-à-dire tout ce qui limite leur raison d’être - est de façon générale essentiel lorsqu’on veut accroître la performance de son Organisation.
L’économie d’un poste d’assistant est donc une vraie fausse économie, tant sur le plan humain que sur le plan strictement financier.
Pesez les bénéfices et les risques (réels et pas seulement visibles) de cette option, il est probable que la balance penche lourdement d’un même côté.
2 choses à retenir :
-> « L’économie » d’un poste d’assistant de Direction a un coût bien réel, aux plans humain et financier, même s’il n’est pas toujours visible.
-> Débusquer les tâches parasites qui viennent polluer les postes en les éloignant de leur cœur de métier est un élément majeur du diagnostic de son organigramme.
