Directeur, Chef de service, Chef d'équipe, Coordonnateur, Référent : avez-vous clarifié ces différents intitulés ?
Directeur, chef de service, chef d'équipe, coordonnateur, référent : quelle définition de chacun de ces rôles ?
« Mal nommer les choses, c’est ajouter du malheur au monde », disait Camus.
Parce que les décalages entre réalité vécue et réalité affichée sont source de doutes et d’incompréhension.
Parce que cela apporte de la confusion, qui est elle-même génératrice de pertes d’énergie importantes.
Parce que derrière les intitulés, se cachent aussi, bien sûr, des enjeux de positionnement, de cohérence, et de reconnaissance (symbolique et financière, à travers la cotation des postes).
Et pourtant, vous faites peut-être, vous aussi, le constat que les intitulés génériques reflètent des réalités et un sens bien différents d’un secteur à l’autre de votre collectivité, selon les interprétations que chacun peut en faire.
Rien de mieux, dans ce cas, que de partager un référentiel explicite. C'est pourquoi, je vous propose de clarifier ce qui, selon moi, distingue les fonctions de Directeur, Chef de service, Chef d’équipe, Coordonnateur et de Référent.
L'idée n'est évidemment pas que vous considériez ces propositions comme un absolu mais plutôt de vous aider à vous forger vous aussi votre propre référentiel.
* La notion de Direction ne dépend pas du nombre d’agents encadrés et n’est pas non plus conditionnée par l’encadrement de services. Elle a davantage à voir avec le niveau de vision et de projection attendu.
Un directeur est ainsi celui qui formalise et qui pilote une politique ou de larges domaines d’action transversale, qui contribue, avec les élus, à la définition des orientations stratégiques et dont l'action est guidée par des enjeux à la fois politiques, financiers, techniques et humains.
* La fonction de Chef de service revêt un caractère plus opérationnel, même si son action est souvent guidée par de grands objectifs. Ces postes sont amenés à définir et mettre en œuvre des plans d’actions concrets, essentiellement à court et moyen termes.
Ainsi, à titre d'exemple, les Ressources Humaines ou les Sports peuvent constituer une Direction ou un Service, selon le niveau de pilotage attendu.
Dans le premier cas, si les Ressources Humaines sont amenées à accompagner le changement, à conseiller la ligne hiérarchique et à mettre en place une gestion prévisionnelle, le portage sera plutôt confié à une Direction.
Si à l’inverse, sont attendues d’elles des activités plus opérationnelles (recrutement, traitement des demandes de formation, paye et gestion des carrières, par exemple) sans véritable travail prospectif, on sera plutôt sur un niveau de Service.
Des postes de responsables de crèche ou de bibliothèque seront également plutôt des postes de chefs de services car très axés sur un pilotage opérationnel de gestion d'équipement.
* Les Chefs d’équipes sont évidemment davantage centrés sur le quotidien puisqu’ils assurent essentiellement la répartition du travail et l’encadrement de proximité d'une équipe. L'identification de ces postes ne pose en général pas de difficulté particulière.
* Le terme de Coordonnateur correspond à de la hiérarchie fonctionnelle, le plus souvent limitée à de l’encadrement exclusivement technique (et donc, non hiérarchique) : coordonnateur pédagogique, coordonnateur des agents d’entretien…
Cette fonction est donc amenée à coordonner à la fois une activité et des agents, mais sans pouvoir hiérarchique.
* Je voudrais m’attarder, pour finir, sur la notion de Référent car cet intitulé est parfois utilisé pour pallier une carence de positionnement. C’est le cas de référents d’équipe qui ne sont pas totalement positionnés comme hiérarchiques mais auxquels les agents sont néanmoins subordonnés.
Je vous invite, si vous vous reconnaissez dans cette description, à interroger les raisons pour lesquelles le choix d'intitulé s'est porté sur Référent plutôt que sur Chef d'équipe, qui est le terme habituellement consacré.
Ainsi, si vous souhaitez faire un travail de clarification, soit ce poste exerce une hiérarchie pleine et entière sur les agents (encadrement au quotidien / validation des congés / conduite des entretiens professionnels) et il s’agit alors d’un chef d’équipe, soit ce poste exerce seulement une coordination technique qui l’amène à pouvoir donner des consignes aux agents, et il s’agit alors d’un coordonnateur.
Un référent est une personne qui n’a pas de pouvoir hiérarchique ou fonctionnel et qui assure le suivi d’une thématique ou d’une activité pour l’ensemble de l’unité. C’est à lui que ses collègues vont s’adresser s’ils ont une question sur son sujet de référence.
Exemples : gestionnaire RH référent de la gestion des non titulaires / jardinier référent de l’arrosage / bibliothécaire référent de l’accueil des publics…
Il est donc important de ne pas intituler "coordonnateur" ou "référent" des postes d'encadrants hiérarchiques (quel qu'en soit le niveau), pour limiter les risques de confusion.
Bien nommer les fonctions, notamment pour ce qui concerne la ligne hiérarchique, nous oblige donc à clarifier les attendus, et par là-même, à nous positionner.
Il en va de la lisibilité d’une organisation et d’une juste reconnaissance de chacun !
2 choses à retenir :
-> Derrière les intitulés, se cachent des enjeux de positionnement des postes, de cohérence, et de reconnaissance.
-> Il est important de distinguer, à travers les intitulés, les postes avec autorité hiérarchique (Directeur, Chef de service, Chef d’équipe) des fonctions sans hiérarchie directe (coordonnateur, référent).
